Os erros que se comete ao enviar um e-mail

por JotaB, Floripa, 29/8/2018, 14h28m

Até entendo que 58% das pessoas que estudaram, no mínimo, até o ensino fundamental, detestem língua portuguesa (esse número sobe para 66% para quem fez até ensino médio e cai para 46% para quem fez pelo menos um curso universitário).

Os dados foram levantados pela ABRASC (Dep.de Prot.à Linguística do Inst.Livre de Cultura, em 2016), através de formulários entregues à pessoas comuns em ruas centrais de 22 capitais brasileiras.

O estudo concluiu que quem pouco estuda detesta língua portuguesa. E quem mais estuda, principalmente na área de humanas e especializações (doutorados e PHd’s), ama!

Mas, teve muita gente que se revoltou com esses números.

E o que isso se relaciona com e-mail?

É que, escrever e-mail exige conhecer língua portuguesa.

Se não, será um dos fatores de desestimular alguém a ler os e-mails de quem mal redige.

O erros fatais em e-mail

Quando você escreve algum e-mail com algum tipo de erro, você está matando algo ou alguém.

Então, eis uma lista de 6 erros em e-mail profissional:

1.Não colocar endereçamento: 

Como começam os teus diálogos?

Qual a primeira coisa que você diz quando vai falar com alguém?

Faça esse teste. Se monitore e descubra.

A primeira coisa é o nome da pessoa prá quem você vai falar.

E porque no e-mail você não coloca o nome da pessoa para quem você enviou o e-mail, sendo que você está enviando para várias pessoas?

LEMBRETE: Eu não sou obrigado a adivinhar para quem é o e-mail. Então, o que normalmente se faz é ignorar esse tipo de e-mail recebido.

2.Não assinar

Quando você manda o e-mail, entende-se, que quem recebe sabe que é você quem enviou. Mas e daí?

Como é profissional, você deve assinar o e-mail, num formato pré-estabelecido pela organização, onde conste teu nome, tua função, teu telefone -de trabalho-,  logomarca da empresa (mensagem de marketing da Empresa é ela quem dita qual e como deve ser feita).Essa assinatura será padronizada pela organização. Logo, quem recebe o e-mail saberá que é o “zé” quem enviou, mas que ele responde pela área x, que tem um telefone para contato, etc…

LEMBRETE: Na assinatura do e-mail NÃO deve constar o título de graduação, a não ser que a pessoa exerça aquela função. Exemplo: se você é arquiteto mas tua função é de “desenhista”, não deve constar. Se você é “médico” e trabalha como “médico”, então sim, liberado. E, o “Arq.” ou “Dr” deve vir após teu nome, nunca antes, afinal, o título não consta no teu nome na certidão de nascimento.

3.Erro de caligrafia e pontuação, grave ou não

Isso é grave porque depõe contra você.

Mostra que a cultura, o conhecimento, o intelecto, enfim, que se espera de você.

Já que se supõe que quem concluiu no mínimo o ensino médio, deveria saber muito bem sobre linguística (caligrafia, concordâncias, verbo, pontuação, etc).

Uns dirão que isso não é grave.

Mas é tão grave que poderá levar à uma interpretação errada na mensagem dita.

4.Destinos desnecessários

Tem os que adoram encher a caixa de entrada de e-mail’s dos outros. Lixo é lixo.Se você envia um e-mail para alguém e inclui pessoas que não teem nenhuma necessidade, além de você mostrar teu despreparo, falta de ética (está expondo um assunto à pessoas que não diz respeito), está ainda aumentando o tráfico de dados na rede e enchendo a caixa de entrada de alguém.

Mais ainda, fazendo a pessoa perder tempo em ler, arquivar ou apagar esses e-mails, que, nesse caso, é lixo.

5.E-mail não é torpedo (ou SMS)

E tem os apressadinhos.

Acham que e-mail é torpedo ou SMS (ou agora, o WhatsApp). Mal envia e já espera que a pessoa leia e responda.O fluxo de leitura de e-mail é mais demorado. Temos que entender isso!

Toda pessoa, profissional, deve estimar um tempo de leitura obrigatório (no começo e no final do turno de trabalho) e dentro do turno, descompromissadamente, somente quando é possível.Afinal, ninguém trabalha apenas através de e-mail.LEMBRETE: Se estiver com pressa, não mande e-mail. Mande mensagem via algum tipo desses serviços.

6.Bomba-relógio

E tem os que enviam bomba com hora marcada para detonar; transformam e-mail em arma mortífera.Pra que?Nenhuma desavença (mesmo que profissional), nenhuma medição de competência de cargo, bem como, nenhum problema, será resolvido com e-mail que detona alguma questão.

Nesses casos, o e-mail para resolver o problema tem que ser dirigido à pessoa que tem que resolver o problema (no máximo, copiando os cúmplices e superior em grau hierárquico), de forma sucinta, sem ameaças, apontando a questão (as opções de correção, caso sejam visíveis).LEMBRETE: Quando uma situação não for possível de se resolver por e-mail, nesses termos, o assunto tem que ser levado pessoalmente ao nível hierárquico acima e resolvido de forma profissional.

 

E no mundo empresarial, o e-mail não está fora de moda! Aprenda a viver com e por ele.